Datenschutzerklärung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Teilnahme an Projekten des Sächsischen Musikrat e.V.

I. Datenschutz
Für die Planung und Durchführung der Projekte ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich. Diese richtet sich nach den Vorschriften der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) und ggfs. anderen einschlägigen Rechtsvorschriften. Die hier verwendeten Begriffe ergeben sich insbesondere aus den Begriffsbestimmungen in Art. 4 DSGVO. Die Träger der Projekte beachten die Grundsätze der Art. 5 ff. DSGVO.

II. Begriffsbestimmungen
Die in unserer Datenschutzerklärung verwendeten Begriffsbestimmungen entsprechen denen des Art. 4 DSGVO. »Personenbezogene Daten« sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden »betroffene Person«) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann; »Verarbeitung« ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung; »Einschränkung der Verarbeitung« ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken; »Pseudonymisierung« ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren Datenschutzerklärung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Teilnahme am jeweiligen Projekt natürlichen Person zugewiesen werden; »Verantwortlicher« ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden; »Auftragsverarbeiter« ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet; »Empfänger« ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung; »Dritter« ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; »Einwilligung« der betroffenen Person ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

III. Kategorien von Daten
Folgende Daten werden verarbeitet:
1. Personenstammdaten: Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum
2. Adress- und Kontaktdaten: Telefon, Mobiltelefon, Faxnummer, E-Mail-Adresse, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Bundesland, Nationalität
3. Daten zum Instrument: Instrumentenart
4. Daten zum Institut und zum Instrumentallehrer: die oben genannten Adress- und Kontaktdaten der Instrumental- bzw.Gesangslehrkraft und ggf. der Ensemblelehrkraft
5. Bild-, Film-und Tondaten: z.B. Fotografien, gesprochene und gespielte O-Töne

IV. Verantwortliche
Verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist der Sächsischer Musikrat e.V.

V. Verwendung der Daten
Die unter III. genannten Daten werden für die Durchführung der Projekte benötigt. Der Zweck der Datenerhebung und -verarbeitung ist die laut Satzung angestrebte Förderung von Kunst und Kultur und Jugendhilfe. Dazu gehören die Planung und Durchführung der verschiedenen Projekte sowie in diesem Rahmen auch Öffentlichkeitsarbeit, Angebote zur Anschlussförderung und Weiterbildung der Teilnehmenden sowie die Dokumentation und Auswertung der Projekte zur Gestaltung der Musikpflege und Musikpädagogik in Sachsen.
Die rechtliche Grundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bilden Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO (Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen in Abwägung mit den Interessen, Grundrechten und Grundfreiheiten der betroffenen Personen). Das berechtigte Interesse an der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten liegt in Erfüllung des musikalischen Bildungsauftrags. Sofern darüber hinaus Daten erhoben werden, die nicht für die Durchführung der Projekte erforderlich sind, wird hierzu eine gesonderte Einwilligung gegeben. Rechtliche Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO. Wegen der in Alter und Leistung aufeinander aufbauenden Projekte ist es erforderlich, dass die Daten zwischen den Projekten weitergegeben werden. Die Träger der Projekte verarbeiten nur die für das jeweilige Projekt relevanten Daten.

1. Anmeldung zum Projekt
Die Erhebung der Daten erfolgt durch das Ausfüllen eines Online-Formulars zur Anmeldung zum jeweiligen Projekt. Hier werden die Daten der oben unter Ziffer III. genannten Kategorien 1. bis 3. erfasst. Die Teilnehmer müssen eine ausgedruckte und unterschriebene Fassung der Anmeldung an jeweiligen Projektleiter einsenden. Nach dem Eingang der schriftlichen Bewerbung und dem manuellen Abgleich der Daten werden diese Datensätze in die Software zur Organisation der Projekte übernommen.

2. Durchführung des Projektes
Zur Durchführung des Projektes werden neben den bereits bei Anmeldung zum Projekt erhobenen Daten zudem die oben unter Ziffer III 4. und 5. genannten Daten erhoben. Von dem Träger des Projektes werden ausschließlich personenbezogene Daten für die Durchführung des Projektes erhoben.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die in den Kategorien III. 1.–4. genannten Daten werden benötigt, um:
• die Anmeldungen zu verwalten,
• das Projekt zu planen und durchzuführen,
• Dokumentationen zu erstellen (z.B. ein Programmbuch mit den Musikprogrammen und Teilnehmern,
• den Teilnehmern projektrelevante Informationen per Rundschreiben zukommen zu lassen,
• und Urkunden, Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate o.ä. zu erstellen.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs I lit b) DSGVO.
Die in der Kategorie III. 5 genannten Daten werden benötigt, um in Printmedien, Rundfunk und TV sowie Online-Medien über das Projekt zu berichten. Darüber hinaus werden die Daten verwendet, um gegebenenfalls eine Projekt-CD herzustellen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO sowie ggfs. eine bildnisrechtliche Einwilligung.

VI. Löschung
Die im Rahmen der Teilnahme am Projekt erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald deren Speicherung für die unter Ziffer VI. 3. genannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen. Für Archiv-, Presse-und Statistikzwecke werden folgende Daten aufbewahrt:
• Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsjahr
• Postleitzahl, Wohnort, Bundesland, Nationalität
• Daten zum Instrument: Instrumentenart
• Daten zum Institut / Instrumentallehrer: die oben genannten Adress- und Kontaktdaten der Instrumental-/ Gesangslehrkraft und ggfs. der Ensemblelehrkraft
• Bild-, Film-und Tondaten: Fotografien, gesprochene und gespielte O-Töne
Bezüglich der vorbenannten Daten erfolgt keine Löschung. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) und f) DSGVO.

Die übrigen, im Rahmen des Projekts erhobenen, personenbezogenen Daten werden nach 10 Jahren gelöscht. Wenn Sie sich durch separate Einwilligungserklärung damit einverstanden erklärt haben, dass Ihre Daten zum Zweck der Vereinfachung folgender Projektanmeldungen über diesen Zeitpunkt hinaus gespeichert, verarbeitet und genutzt werden dürfen, erfolgt keine Löschung. Rechtsgrundlage für die dauerhafte Speicherung ist dann Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

VII. Betroffenenrechte
Soweit Sie als betroffene Person i.S.d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO gelten, stehen Ihnen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach der DSGVO die nachfolgend wiedergegebenen Rechte zu.

1. Recht auf Bestätigung und Auskunft
Unter den Voraussetzungen des Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und jederzeit von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.

2. Recht auf Berichtigung
Unter den Voraussetzungen des Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, die unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Zudem haben Sie das Recht, unter Berücksichtigung der Zwecke der Datenschutzerklärung nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Teilnahme am jeweiligen Projekt die Verarbeitung, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen.

3. Recht auf Löschung
Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von uns zu verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern die weiteren Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen.

6. Recht auf Widerruf einer Einwilligung
Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie bitte an die oben angegebenen Kontaktdaten.

7. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, nicht ausschließlich einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profling – unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

8. Widerspruchsrecht
Unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Liegen die Voraussetzungen für einen wirksamen Widerspruch vor, darf eine Verarbeitung durch uns nicht mehr erfolgen. Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutz-Information beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden. Nach Ausübung Ihres Widerspruchsrechts werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesen Zwecken verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Dies gilt nicht, wenn die Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings erfolgt. Dann werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter zu diesem Zweck verarbeiten.

Bei Fragen und zur Ausübung der genannten Rechte wenden Sie sich bitte an den Sächsischen Musikrat e.V.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Vorgaben der DSGVO verstößt. Dies ist in Bezug auf die Arbeit des Sächsischen Musikrates folgende Behörde:

https://www.bfdi.bund.de/SharedDocs/Adressen/LfD/Sachsen.html?nn=5217144

Dieses Recht haben Sie unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

VIII. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Über eventuelle Änderungen dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie rechtzeitig. Dies werden wir z.B. mittels einer E-Mail an die uns von Ihnen mitgeteilte E-Mail-Adresse tun. Falls darüber hinaus eine weitere Einwilligung von Ihnen zur Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich werden sollte, werden wir diese selbstverständlich von Ihnen einholen, bevor entsprechende Änderungen wirksam werden.

Stand der Datenschutzerklärung: September 2018