Antrag
Das ganze Antrags- und Bewilligungsverfahren ist sehr »schlank« und kundenfreundlich konzipiert. Bitte helfen Sie uns dabei, dass dies auch so bleibt. Bitte füllen Sie das Antragsformular am Computer vollständig aus, speichern es ab und versenden es anschließend in einer E-Mail an tannenberg@saechsischer-musikrat.de. Fügen Sie drei Kostenangebote von sächsischen Anbietern (Instrumentenbauer bzw. Händler) bei! Wir bitten um Verständnis, dass nur vollständige Anträge bearbeitet werden können und wir postalisch eingereichte Anträge nicht bearbeiten.
Bitte nutzen Sie die Möglichkeit zur bequemen Weitergabe von elektronischen Dokumenten und scannen Sie die Dokumente nicht nochmals ein oder fassen diese in einem Dokument zusammen! Sie sparen uns viel Arbeit und erhalten damit die Effektivität der Programmumsetzung. Auch hier gilt, wenn elektronsche Dokumente nicht lesbar sind oder dien voranbeschriebenen Vorgaben nicht erfüllen , senden wir den Antrag konsequent zurück.
Kein Dokument muss von Ihnen unterzeichnet werden.
Sie erhalten nur eine kurze E-Mail-Bestätigung zum Eingang ihres Antrages. Ggf. melden wir uns  bei Fragen zum Antrag. 

Angebote
Mit Antragstellung ist die Einreichung von mindestens drei vergleichbaren Angeboten erforderlich. Fast alle Instrumente können in Sachsen erworben werden. Helfen Sie auch, mit diesem Programm die für uns alle notwendige Infrastruktur von Herstellern und Händlern zu erhalten. Lassen sich sich keine Sammelangebote (dies gilt für verschiedene Instrumente) erstellen. Händler machen daraus Paketpreise, die wir dann in mühsamer Arbeit mit dem Händler wieder auseinanderverhandeln müssen. Paketangebote werden nicht mehr akzeptiert.
Scans von Webseiten werden nicht als Angebote akzeptiert.
Einige Instrumente werden von Herstellern nur im Direktvertrieb angeboten. Sie haben sich ggf. für ein solches Instrument entschieden. Geben sie bitte mindestens ein zweites Angebot eines qualitativ vergleichbaren Fabrikats ab. Wir gehen davon aus, dass Sie sich fachlich beraten lassen und im Vergleich sich am Ende für ein Produkt entschieden haben. Lassen Sie uns an diesem Entscheidungsprozess teilhaben, damit wir die uns zur Verfügung gestellten Steuergelder sinnvoll verwenden.  

Ankauf
Wir erhalten Anfragen von Nutzern, die ihr Leihinstrument käuflich erwerben wollen. Dies ist grundsätzlich erst nach 10 Jahre nach Kauf der Instrumente möglich Sprechen Sie uns bitte an.

Bedarf 
Die Prüfung des Bedarfs erfolgt zunächst auf der Grundlage der im Antrag gemachten Angaben. Später wird der Bedarf durch regelmäßigen Kontakt zu den einzelnen Nutzern geprüft.

Bestellung   
Der Sächsische Musikrat (SMR) vergibt die Aufträge direkt an die ausgewählten Händler bzw. Hersteller, so dass der künftige Nutzer nichts mit der Zahlungsabwicklung zu tun hat. Eine Erstattung für vergebene Kaufaufträge durch den Nutzer ist nicht möglich! Über die Bestellung wird der künftige Nutzer informiert. Die Übergabe des Instruments an den Nutzer erfolgt dann direkt durch den Händler bzw. Instrumentenbauer.

Eigentümer und Nutzer
Das Instrument bleibt im Eigentum des SMR. Der SMR ist berechtigt, diesen Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen und die Rückgabe des Instruments zu verlangen, wenn die Voraussetzungen für eine Nutzung nicht mehr gegeben sind oder keine regeömäßige Wartung des Instruments stattfindet. Während der Nutzungsdauer ist der Nutzer für den sorgsamen Umgang (inkl. Lagerung und Transport) mit dem Instrument verantwortlich. Schäden durch Eigenverschulden bzw. ein Verlust sind durch Reparatur bzw. Wiederbeschaffung durch den Nutzer zu beheben.

Förderentscheidungen   
Das Präsidium des SMR entscheidet über die Vergabe je nach Antragslage laufend jährlich. Die Anträge müssen zum jeweils veröffentlichten Antragsschluss vollständig vorliegen. Die Förderlisten werden veröffentlicht.

Förderhöhe
Die Bedarfe der einzelnen Ensembles und Institutionen sind unterschiedlich. Daher gibt es zunächst keine fixierte Förderobergrenze. Wir haben in den Jahren 2017 bis 2022 kein Ensemble mit mehr als 100.000 Euro gefördert, um ca. 250 Ensembles, Kirchgemeinden, Vereinen und Musikschulen den Zugang zu diesem Programm zu ermöglichen.

Händler
Wir beauftragen grundsätzlich nur Händler und Hersteller, die ihren Sitz in Sachsen haben. Wir stellen Ihnen bei Bedarf gern eine Liste zur Verfügung.

Instrument
Für welches Instrument Sie sich entscheiden überlassen wir Ihnen. Wir gehen aber davon aus, dass die Mehrzahl der Vorstände, die über den Antrag zum Erwerb eines Instruments entscheiden, nicht unbedingt Fachleute für das jeweilige Instrument sind. Lassen Sie sich daher bitte unbedingt von Fachleuten beraten. Um eine positive Förderentscheidung zu erhalten macht es Sinn, diese Beratung zu erwähnen und die Fachkollegin oder Fachkollegen auch namentlich zu erwähnen. 

Kontakt
Der Ansprechpartner in Ihrem Verein oder Ihrer Gemeinde hat sich geändert? Bitte teilen Sie uns das mit, damit eine reibungslose Kommunikation erfolgen kann. 

Nutzungsbedingungen
Die Nutzung der bereitgestellten Instrumente erfolgt auf Basis eines Leihvertrages. Für die Nutzung der Instrumente wird dem jeweiligen Nutzer ein Beitrag zum Instrumentenfonds in Rechnung gestellt. Die Höhe dieser Beiträge richtet sich nach dem Anschaffungspreis der Instrumente. Sie finden diese Aufstellung ebenfalls auf dieser Website.

Versicherung
Die Instrumente werden auf der Grundlage eines Sondervertrages von der AIG Europe Limited versichert. Die Kosten hierfür trägt der SMR. Der Versicherungsschutz gilt zunächst für den Geltungsbereich Deutschland mit einer zusätzlichen Absicherung von Reisen bis zu sechs Wochen Reisedauer weltweit, nach vorheriger Anmeldung an den SMR. Im Versicherungsfall bitte binnen Tagesfrist die auf der Website bereitgestellte Schadensanzeige ausfüllen und gemeinsam mit zwei Fotos vom Schaden und einem Kostenvoranschlag zur Reparatur an den SMR per Email senden.

Wartung
Wir möchten den Zustand der Instrumente lange auf einem hohen Niveau halten. Der Nutzer hat deshalb jährlich eine Wartung des Instruments durchzuführen und diese gegenüber dem SMR unaufgefordert nachzuweisen. Die Kosten dafür trägt der Nutzer. Im Abstand von fünf oder zehn Jahren sind bei einigen Instrumenten Generalüberholungen notwendig. Hier bitten wir um rechtzeitige Kontaktaufnahme, da dann im Ausnahmefall eine Kostenübernahme durch den SMR möglich ist.
Bei einigen Instrumenten (z.B. Schlagwerk, Harfe, Stage-Pianos, elektr. Drum-Sets) macht eine jährliche Wartung bei einem Instrumentenbauer sicher wenig Sinn. Holen Sie sich dann einmal Jahr einen (Profi-)Musiker als Fachkollegen, der den Zustand inspiziert, schriftlich bestätigt  und Ihnen darüber hinaus sicher Tipps zum weiteren Gebrauch geben kann.
Bei Klavieren ist eine Stimmung pro Jahr empfehlenswert. Jeder Klavierstimmer gibt Ihnen gern ein Wartungsheft, in der diese Stimmungen und auch notwendige Reparaturen eingetragen werden.  Eine Kopie davon genügt uns dann.

Zubehör
Bitte denken Sie daran, erforderliches Zubehör (Taschen oder Cases, Paukenstuhl etc.) mit in die Beantragung des Instrumentes aufzunehmen. Eine spätere Anschaffung von Zubehör kann nicht mehr gefördert werden.

Zuwendungsbescheid
Es erfolgt kein förmlicher Zuwendungsbescheid, da das Instrument in unserem Besitz bleibt. Bei positivem Votum zu ihrem Antrag erhalten sie per E-Mail in cc den Auftrag an den betreffenden Händler oder Hersteller. Prüfen Sie hier bitte die Angaben, insbesondere die Lieferadresse. Nach Lieferung des Instruments erhalten sie dann von uns den Nutzungsvertrag.